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看護師サバイバルマニュアル

万年主任が看護師の自己啓発、スキルアップについてホンネで語ることを目的にしたサイトです

議事録作成の2つのコツ

こんにちは! 医療カイゼン委員会です。

 

なにごとにも要領って大切です。

生産性を高めるため。

 

“議事録”作成には2つのコツがあります。

 

これさえ押さえれば大丈夫!

 

①その場で書く

PCを持ち込んでその場で作成。

なければA4用紙に手書きでもOK。

会議が終わったらすぐに画面上でも紙上でもよいので

その場でチェックしてもらって

必ずその日うちに終わらせることです。

家に持ち帰ったところでなんとなくネットサーフィンしたり、

なんやかんやと時間がかかってそれこそ面倒くさくなります。

かといって、出来もそれほど良くなるわけではないことが多いです。

アイディアを出すわけではなく、その会議の内容をまとめるものです。

繰り返しますがその場で完了してしまうのがコツです。

その場でフィードバックしてもらえるように。

主任さんたち指導者だって時間が経つと忘れちゃいますから。

だからその場ですべて解決していくことです。

 

そうすればそのあとはスッキリ引きずることなく

プライベートなり、勉強なり

時間を有意義に使えることができます。

ですから是非その場で完結させてしまいましょう!

 

②フォーマットを決めておく

その場で書き上げるためにはあらかじめ準備しておくことが大切です。

そう!準備8割、実施2割です!

 

フォーマット、書き方などに時間をかけても生産性は上がりません。

“自分バージョン”にこだわるのはナンセンス。

まずはこれまでのモノを踏襲して、マネることから開始です。

 

よくあるのは

日時:

テーマ:

出席者:

内容:

 

などの項目のフォーマット、

そしてあらかじめ分かっている議題を書き入れておき、

その場で書き加えていく。

 

数回やってみて慣れてきたら少しずつブラッシュアップ

よりあなた自身にもプラスになるように工夫して議事録を書いていきましょう。

この段階からフォーマットにも少しずつ変化を入れていっても良いと思います。

具体的には

誰が読んでも

(欠席者や部外者が読んでも)

パッと見で理解できるように。

まずWhy(理由や目的、その意味)。

そしてHow(どうやってするのか)、

What(何をするのか)を

意識して

内容をコンパクトに分かりやすく。

できるだけ文字数は入れずに作る。

必要なら写真なども挿入。

そうするとマニュアルや手順書にすぐに応用できるようになります。

加えて、そのチーム、病棟だけのローカルルールではなく、

看護雑誌や書籍も含めたグローバルスタンダードまで

理解することであなた自身がレベルアップできます。

もちろんそれを読んだスタッフもスキルアップ

 

徐々に自分にプラスになるようにブラッシュアップしていきましょう

誰が読んでも分かるようにシンプルに伝えるトレーニングになります。

はじめから上手く書ける訳ではありません。

何回も書いて主任や先輩ナースたちに指導を貰って上達していくのです。

 

赤ペンを入れられて修正されるのはさらにあなたが成長できるチャンスです!

だからダメ出しだらけでもへこむ必要なんてありません!!

 

むしろ多少突っ込みどころがある方が愛嬌があるというものです。

あまり完璧すぎても可愛げがありませんから。

そんな気の持ちようでいてください。

 

これを繰り返していくと議事録をまとめるのもそれほど苦にならなくなります。

 

文章をシンプルにまとめるスキルを身に着けながら、

テクニカルスキルを磨くチャンス!!

“面倒だから”“苦手だから”って逃げないで、

自分から手上げしてどんどんチャレンジしていきましょうね!

 

前回も書きましたが、

あなた自身が近い将来、

議事録作成を指導する立場になることをお忘れなく(笑)

 


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